Cabinets comptables et avocats : 5 chantiers IT à mener cet été

L'année d'un cabinet ne laisse aucune place aux projets internes : périodes fiscales, échéances, dossiers qui s'empilent. Le seul créneau où l'on peut toucher à l'informatique sans mettre personne en difficulté, c'est maintenant.

Voici cinq chantiers d'été, classés du plus rentable au plus discret. Trois reposent sur des outils open source que l'on peut auto-héberger : vos données restent chez vous, et le budget licences ne bouge pas.

1. En finir avec le classement manuel des documents

Chaque document qui entre au cabinet (facture, contrat, courrier, pièce client) coûte quelques minutes de classement. Multiplié par des milliers de documents par an, c'est un poste caché considérable.

Paperless-ngx traite le problème à la racine : vous scannez ou déposez un document, il est océrisé, lu, étiqueté et rangé automatiquement. Tout devient cherchable en texte intégral : retrouver une facture de 2024 prend deux secondes, littéralement.

C'est l'un des projets open source les plus populaires de sa catégorie, avec une communauté très active. Une après-midi d'installation, quelques règles de classement, et la rentrée se fait sans classeurs.

2. Faire signer les lettres de mission en 24 heures

Impression, signature, scan, relance, re-scan : le circuit de signature classique fait perdre des semaines en début de mission.

DocuSeal est une alternative open source aux solutions de signature électronique par abonnement : vous déposez le PDF, placez les champs, envoyez un lien. Le client signe depuis son téléphone, avec horodatage et piste d'audit complète.

Auto-hébergé, les documents signés restent au cabinet. Pour un usage intensif de lettres de mission, mandats et attestations, l'économie face aux offres par abonnement se chiffre vite en milliers d'euros par an.

3. Mesurer le temps réellement passé par dossier

Les appels de vingt minutes, les mails qui deviennent des consultations, les dossiers qui débordent du forfait : ce temps existe, mais s'il n'est pas mesuré, il n'est ni facturé ni pris en compte dans les forfaits de l'année suivante.

Kimai est un outil de suivi du temps open source pensé pour la facturation : un chronomètre discret par client et par dossier, des rapports par collaborateur et par mission, un export propre pour la facturation.

La méthode d'été : installer, mesurer un mois sans rien changer, puis ajuster les forfaits à la rentrée sur des chiffres réels. Beaucoup de cabinets découvrent 10 à 20 % de temps facturable qui dormait.

4. Verrouiller les départs de collaborateurs

L'été concentre les départs. Et le risque n'est pas la malveillance : c'est le compte oublié, encore actif dix-huit mois plus tard, avec accès aux dossiers clients.

La liste tient en quatre points, à dérouler le jour du départ :

1. Accès coupés : logiciel métier, messagerie, coffre de mots de passe, VPN
2. Mots de passe partagés changés, tous, y compris celui du post-it
3. Boîte mail redirigée vers un responsable, avec réponse automatique pour les clients
4. Matériel récupéré et double authentification désactivée sur les comptes du cabinet

Trente minutes de méthode par départ, et le cabinet reste étanche.

5. Sortir les pièces sensibles des pièces jointes

Bilans, fiches de paie, pièces d'identité : un email est une carte postale. Il transite en clair, se transfère en un clic et finit dans des boîtes personnelles que personne ne maîtrise. Pour une profession tenue au secret, c'est le maillon faible évident.

Trois mesures changent la donne sans révolutionner le cabinet : un portail client pour les échanges de documents (dépôt et téléchargement tracés), des liens de partage qui expirent au lieu de pièces jointes éternelles, et une règle d'équipe simple : une pièce d'identité ou un RIB ne part jamais en pièce jointe.

À la rentrée, quand un client demande "c'est sécurisé chez vous ?", le cabinet a une vraie réponse.

Par où commencer

Si vous ne devez mener qu'un chantier : la GED (chantier 1), c'est celui dont l'effet se sent chaque jour. Si vous avez un été calme : les trois outils s'installent en une semaine, offboarding et portail client sont des décisions d'organisation plus que des projets techniques.

Et si vous préférez déléguer l'installation, l'hébergement sécurisé et la maintenance de ces outils, c'est exactement ce que nous faisons chez Autensai pour les cabinets : prenons 15 minutes pour en parler, ou découvrez l'offre qui correspond à votre cabinet.