Assistant IA de réunion : comment garder vos données au bureau ?

Un assistant de réunion classique est un invité très poli. Il écoute tout, ne dit rien, et repart avec vos dossiers clients sur un serveur dont vous ignorez l'adresse.

Pour un cabinet comptable, un cabinet d'avocats ou toute entreprise qui manipule des informations sensibles, cet invité indiscret a un coût mesurable : 4,4 millions de dollars en moyenne par fuite de données (IBM, 2024).

Il existe un invité mieux élevé. Il s'appelle Meetily, son code est ouvert, et il ne quitte jamais la pièce. Voici pourquoi il mérite une place à votre table, comment l'installer, et les pièges à éviter avant de lui confier vos réunions.

Où partent vos réunions quand vous utilisez un assistant IA ?

Les assistants de réunion les plus connus fonctionnent tous sur le même modèle : ils rejoignent votre visioconférence, envoient l'audio vers leurs serveurs, y produisent la transcription et le résumé, puis y stockent le tout.

Concrètement, vos échanges avec un client en contentieux, les chiffres d'une acquisition ou un désaccord entre associés se retrouvent chez un prestataire, souvent hors d'Europe, sous des conditions d'utilisation que personne ne lit. Certains outils se réservent même le droit d'utiliser vos conversations pour entraîner leurs modèles.

Les chiffres donnent la mesure du risque. Une fuite de données coûte en moyenne 4,4 millions de dollars (IBM, 2024). Les régulateurs européens ont infligé 5,88 milliards d'euros d'amendes au titre du règlement sur la protection des données depuis son entrée en vigueur. Et pour les professions soumises au secret : expertise comptable, droit, santé, la question n'est même plus financière. C'est la confiance du client qui est en jeu.

Le problème n'est pas l'assistant. C'est l'adresse où il ramène vos dossiers.

Meetily : l'assistant qui reste dans la pièce

Meetily est un logiciel libre, publié sous licence MIT sur GitHub par Zackriya Solutions. Sa promesse tient en une phrase : tout se passe sur votre machine, rien ne part sur internet.

Dans le détail :

• Transcription en direct : l'audio de la réunion est transcrit au fil de l'eau par des modèles reconnus (Whisper d'OpenAI ou Parakeet de NVIDIA), qui tournent sur votre ordinateur.
• Résumés par IA locale : le compte rendu est généré par un modèle de langage installé chez vous, via Ollama. Aucune clé d'accès à un service externe n'est nécessaire.
• Fonctionne sans internet : coupez le wifi, Meetily continue de transcrire. C'est la preuve la plus simple qu'aucune donnée ne sort.
• Code auditable : votre informatique, interne ou prestataire, peut lire le code source et vérifier ce que fait le logiciel. Avec un outil propriétaire dans le cloud, vous signez sur parole.

L'outil capture à la fois votre micro et le son de l'ordinateur : il fonctionne donc avec Teams, Zoom, Meet ou une réunion en présentiel, sans rejoindre la visioconférence comme un participant fantôme.

Installer Meetily sur Mac ou Windows, pas à pas

Comptez trente minutes, sans compétence technique particulière.

Prérequis : un ordinateur récent avec au moins 8 Go de mémoire vive (16 Go conseillés si vous voulez aussi les résumés en local), et quelques gigaoctets de disque pour les modèles.

Sur Windows :

1. Rendez-vous sur la page des versions du projet GitHub (Zackriya-Solutions/meeting-minutes, rubrique Releases).
2. Téléchargez le fichier d'installation x64-setup.exe le plus récent.
3. Lancez l'installateur et suivez les étapes.

Sur Mac :

1. Sur la même page, téléchargez le fichier .dmg (version pour puces Apple Silicon).
2. Ouvrez-le et glissez Meetily dans votre dossier Applications.
3. Lancez l'application et autorisez l'accès au micro quand macOS le demande.

Au premier lancement, Meetily vous propose de télécharger un modèle de transcription. C'est le seul moment où le logiciel se connecte à internet : il récupère le modèle, puis travaille en autonomie.

Le réglage pour des résumés en français

Deux ajustements suffisent.

Pour la transcription, choisissez un modèle Whisper multilingue (le modèle « medium » offre un bon équilibre entre précision et vitesse). Il comprend le français nativement, accents régionaux compris.

Pour les résumés, installez Ollama, un outil qui fait tourner des modèles de langage en local :

1. Téléchargez Ollama sur ollama.com (Mac et Windows).
2. Ouvrez un terminal et tapez ollama pull mistral : vous récupérez un modèle édité par une entreprise française, à l'aise avec la langue.
3. Dans les réglages de Meetily, sélectionnez Ollama comme fournisseur d'IA et choisissez le modèle téléchargé.
4. Précisez dans les instructions de résumé que vous voulez une réponse en français, avec vos rubriques : décisions prises, actions à mener, points en suspens.

Faites un essai sur une réunion interne de dix minutes avant de vous en servir en clientèle. Vous ajusterez le modèle et le gabarit de résumé en connaissance de cause.

Les pièges à éviter avant de généraliser

Un invité bien élevé respecte aussi les règles de la maison. Quatre points de vigilance :

Prévenez les participants. Enregistrer une conversation à l'insu des présents est illégal, que l'outil soit local ou non. Plus de 400 plaintes pour enregistrement illicite ont été déposées rien qu'en Californie cette année. Une phrase en début de réunion suffit : « je lance la prise de notes automatique, ça convient à tout le monde ? »

Relisez avant de diffuser. Un résumé produit par une IA est un brouillon solide, pas un procès-verbal. Sur un dossier engageant, la relecture reste votre travail.

Sauvegardez. Tout est stocké sur votre machine : c'est la force de l'outil, et c'est aussi votre responsabilité. Si le disque lâche, les transcriptions partent avec. Intégrez le dossier de Meetily à vos sauvegardes existantes.

Avancez par étapes. Le logiciel est jeune (version 0.4 à ce jour) et évolue vite. Testez-le d'abord sur vos réunions internes, puis élargissez.

Ce que ça change, chiffres à l'appui

Prenons un cabinet de dix personnes qui tient une douzaine de réunions par semaine : points clients, revues de dossiers, réunions d'équipe.

Rédiger un compte rendu à la main prend au bas mot vingt minutes. Douze réunions par semaine, c'est quatre heures de rédaction hebdomadaire, soit environ 180 heures par an. Avec une transcription et un premier jet automatiques, la relecture ramène ce temps à une fraction : comptez une centaine d'heures récupérées sur l'année, l'équivalent de deux semaines et demie de travail.

Côté budget : un assistant de réunion dans le cloud coûte généralement entre 15 et 20 euros par personne et par mois, soit 1 800 à 2 400 euros par an pour dix personnes. Meetily ne coûte rien en licence. L'investissement se résume à quelques heures d'installation et de prise en main.

Et le poste le plus lourd reste celui qu'on ne voit pas sur la facture : le risque. Chaque compte rendu qui ne part pas sur un serveur inconnu est un dossier qui ne figurera jamais dans une fuite de données.

Et maintenant ?

L'été, quand l'activité ralentit, est le bon moment pour revoir sa liste d'invités : garder ceux qui rendent service, raccompagner ceux qui repartent avec vos dossiers. Installer Meetily, le régler en français et le tester sur trois réunions tient dans une après-midi calme. À la rentrée, ce qui se dit en réunion pourra enfin rester en réunion.

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